Konferencja w ramach „Decydujmy Razem”


Współdecydowanie. Moda, czy nowoczesna samorządność

Informacje o konferencji


Klient: Fundacja Fundusz Współpracy

Miejsce: Novotel Warszawa Centrum

Rodzaj realizacji: kompleksowe przeprowadzenie wydarzenia

Czas trwania: dwa dni po 8 godzin

Konferencja „Współdecydowanie. Moda, czy nowoczesna samorządność” w ramach projektu „Decydujmy razem” była poświęcona poświęcona tematowi budżetu partycypacyjnego i odbywała się 24-25 czerwca 2014 roku. Event został przez nas przygotowany oraz zrealizowany od podstaw. W wydarzeniu wzięło udział prawie 400 osób, które uczestniczyły w projekcie „Decydujmy razem”. Podczas dwóch dni przedstawiciele samorządów lokalnych dzielili się swoimi osiągnięciami, a także brali udział w panelach dyskusyjnych debatując nad poziomem partycypacji w polskich gminach i powiatach. Patronat honorowy nad sprawował Prezydent Rzeczpospolitej Polskiej Bronisław Komorowski.


Etapy produkcji


Planowanie: z racji skali projektu, przygotowania trwały 3 miesiące. Aż 25 osób było zaangażowane bezpośrednio w jego promocję, przygotowanie, przeprowadzenie oraz zakończenie.

Przygotowanie: montaż aranżacji odbywał się dzień przed imprezą, natomiast montaż multimediów tego samego dnia od godziny 5:00 i trwał do godziny 15:00. Montaż został zamknięty przeprowadzeniem prób oświetlenia, nagłośnienia wraz z nadaniem testowej transmisji on- line.

Realizacja: blisko 400 gości mogło brać udział w panelach dyskusyjnych, słuchać prelegentów, zdobywać nowe znajomości, dzielić się doświadczeniem w strefie networkingowej, przeglądać biuletyny oraz zapoznać się z przygotowanymi przez nas animacjami. Cały event był transmitowany do internetu oraz rejestrowany w postaci reportażu z wywiadami i zdjęć.

Finalizacja: goście opuścili konferencję wyposażeni w zestaw gadżetów oraz biuletynów opisujących projekt „Decydujmy razem”. W przeciągu dwóch tygodni nastąpiło przekazanie materiałów dokumentujących wydarzenie.


Konferencja


Konstrukcja konferencji


Przygotowania do konferencji zaczęły się od napisania scenariusza imprezy. Był on wyjściem dla opracowania harmonogramu prac, montaży a w dalszej kolejności, pracy kamer oraz reżyserki. Na tym etapie mogliśmy zająć się kompozycją oprawy graficznej na potrzeby aranżacji oraz biuletynów. MU Animation zostało powierzone zadanie wykonanie animacji typu explainer wideo promującej wydarzenie. Po ustaleniu wyglądu graficznego oraz z zaplanowaniu strefy networkingowej, nastąpił czas na wybór prowadzącego galę oraz rezerwację cateringu na dany termin.

Na konferencji zapewnialiśmy transmisję on- line realizowaną z trzech kamer, nagłośnienie wraz z oświetleniem, reportaż z konferencji wraz z wywiadami, dokumentację fotograficzną, elementy aranżacji w postaci sceny, roll upów, ścianek, standów oraz wysłon. Goście otrzymali dyplomy przygotowane w oparciu o naszą koncepcję oraz zestaw oryginalnych gadżetów. Za catering odpowiadała firma wybrana w porozumieniu z klientem.